Entiendo que este blog que se acerca cada vez más a celebrar su primer año de existencia se ha enfocado más al aspecto creativo de la ambientación y la organización de eventos festivos, pero eso no quiere decir que dejaré de lado otro tipo de actividades como es en este caso los eventos académicos (charlas, conferencias, simposios, cursos, entre otros), los cuáles también requieren de cierta dosis de originalidad, pero sobre todo de un adecuado manejo de herramientas para que alcance sus objetivos primordiales de repercusión y trascendencia.
Luego del debate presidencial de segunda vuelta (Perú) que se llevó a cabo en el Hotel Marriot de Lima (obviamente lo seguí por TV, ya que no recibí invitación alguna) me animé a postear este tema, el cual no sólo expone algunos de los elementos necesarios para la organización de este tipo de eventos, sino también la sinergia y complicidad que debe existir entre los elementos tecnológicos y los elementos de organización con el fin de redundar en la optimización de un evento en tiempos de hiperconexión y comunicación 2.0.
"¿Para qué asistimos si pudimos seguirlo en Youtube?" me preguntó una amiga cuando saliamos de una conferencia y recibió un volante que decía: "encuentra esta conferencia en nuestro canal de Youtube", planteando así lo contradictorio que puede resultar las nuevas tecnologías si no lo aplicamos de manera que se limiten a ser herramientas de comunicación y networking (intercambio de conversación con ponentes) sin sobreponerse a los demás elementos generando un desequilibrio que puede desencadenar finalmente en el fracaso del evento.
Teniendo en claro que tanto los elementos tecnológicos como los de organización deben mantener una estrecha relación que conlleve al éxito del evento académico comparto algunas de los nuevos formatos que se han ido adaptando de acuerdo a esta relación:
WIFI:
Es fundamental, la red debe ser abierta, disponible y con la suficiente capacidad para que todos los asistentes puedan acceder. En tiempos de comunicación 2.0 se trata de la primera regla de hospitalidad en cualquier evento: la presencia del asistente ya no se limita sólo al aspecto físico sino también virtual, pues el WiFi permite, además, el desarrollo de otras actividades que pueden reforzar el éxito del evento llevándolo a lugares fuera del espacio establecido ya sea twitteando, subiendo fotos o a través de lo que se conoce como live-blogging. TOMAR EN CUENTA QUE EL ASIENTO DEBE BRINDAR COMODIDAD PARA QUE LOS ASISTENTES APOYEN LA PC. ADEMÁS DE TENER CERCA CABLES DE CONEXIÓN ENERGÉTICA.
VIDEOCONFERENCIA:
Cuando organices una conferencia tienes que ser precavido(a), cruza tu nivel de convocatoria con la capacidad del recinto, en caso creas que éste último no será suficiente ten preparado otro espacio (streaming) para recibir a quienes no pudieron ingresar, instalando un proyector multimedia o pantalla LED en donde puedan ver a tiempo real lo que sucede en la sala principal. Es importante que el streaming cuente con un camarógrafo y cámara conectada a la sala principal para que desde allí puedan participar en la rueda de preguntas.
BACKCHANNEL
El twitter ha permitido importantes innovaciones en lo que a organización de eventos académicos se refiere, en el intranet (elemento también necesario) al que tienen acceso todos los participantes y ponentes de la conferencia se le añade una pequeña ventana lateral que expone todo aquello que los participantes quieran decir. Para ello se debe establecer un hashtag para el evento (una etiqueta que resulte difícil de encontrar en buscadores, algo así como un código) “si quieres escribir sobre el evento, subir fotos o participar en el backchannel, utiliza la etiqueta “xxxxx11″, o “si quieres participar, dirige tus actualizaciones a @xxxxx11” (si quieres filtrar y moderar los comentarios incorrectos aunque debes dejar en claro que el backchannel no funciona bajo la responsabilidad de la organización). Desde allí los participantes podrán interactuar no sólo entre ellos, sino también con los ponentes y moderadores, quienes pueden responder a las preguntas y hasta hacer comentarios graciosos.
IDENTIFICADORES
No entiendo por qué se le da tan poca importancia a este elemento que tiene gran influencia en la presentación, reconocimiento e interacción de los participantes. Basta con una tarjeta grande e impresa en ambas caras (por si se voltea, suele pasar) con el nombre grande en fuente arial bold, que incluya además los apellidos, el nombre del evento (evita colocar auspiciadores) y el código de participación.
ZONA SOCIAL
Espacio adaptado para que al momento del break o al finalizar el evento los participanmtes puedan interrelacionar entre ellos o con los ponentes. Debes ofrecerles café, piqueos (gratis o en todo caso un concesionario que venda algún entremes), con sillas, mesas y/o sofás que inviten a la conversación, a descansar o a mantener una reunión. A la vez es importante instalar una pantalla en donde se pueda ver lo que sucede dentro de la sala de conferencia para dar la posibilidad de seguirlo desde allí.
PONENTES FELICES
Los ponentes son nuestras estrellas, así que por el buen desenvolvimiento del evento hay que ofrecerle todas las facilidades necesarias, ya que no hay nada peor que asistir a una conferencia y que el ponente no encuentre las cosas funcionando. Revisa previamente los equipos multimedia, luces, sonido, ventilación. Averigua si su computadora es PC o MAC para que tengas las herramientas necesarias a la mano, no olvides el puntero láser, el mouse inalámbrico y el WIFI (de libre acceso). El ponente debe tener sobre su mesa listo para su participación un file con información acerca del evento y el programa de participación, delante suyo un tareco con su nombre y cargo junto al logo de la institución organizadora, para los tarecos utiliza fuentas en negrillas sin bastones que respeten el margen y los espacios en blanco, además no olvides colocar una jarra de agua con su respectivo vaso y servilleta de tela (no botella, a menos que sea exigencia de algún auspiciador). Debe haber un único interlocutor entre la organización y los ponentes para evitar confusiones en la coordinación.
Esta es la primera parte de un post que promete tener más de una continuación. Por lo pronto no tienes por qué espantarte en caso en tu oficina te encarguen organizar una capacitación, charla o conferencia, sólo es cuestión de ser precavido(a), ordenado(a), organizado(a) y crear esa complicidad entre la tecnología y los elementos de organización para que todo fluya con normalidad para el bien de los ponentes, el moderador, los participantes y los auspiciadores.
Imágenes: Universidad Carlos III de Madrid
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